CASE STUDIES Wierzbicki&Co

Procedury są ważne.

Około 6 lat temu, w ramach praktyki zamówień publicznych, doszliśmy do wniosku, iż publiczni zamawiający, dla których przygotowywaliśmy przetargi, często nie mają uporządkowanego procesu przetargowego u siebie. Osoby z różnych działów u zamawiających zgłaszały się do nas często z rozbieżnymi oczekiwaniami i uwagami, a na koniec postępowania okazywało się, że zamawiający nie ma dokumentu, który powinien mieć na samym początku procesu przetargowego.

Było to zarówno frustrujące, jak i nieefektywne – kolejne godziny traciliśmy na ustalanie, czyje uwagi są decydujące, gdzie są potrzebne dokumenty, z kim porozmawiać o kwestiach technicznych. Ta sytuacja była dla nas tym bardziej deprymująca, że zawsze uważnie analizowaliśmy nasze usługi jako pewien proces – do tego proces, który można udoskonalić. Żyjąc wskazówkami filozofii „Kaizen” nie mogliśmy zrozumieć, jak można trwonić czas pracowników.

Zdecydowaliśmy się wyjść naprzeciw problemom zamawiających i zaczęliśmy – na samym początku kolejnego postępowania przetargowego –przekonywać naszych przyszłych Klientów, naszym przyszłym Klientom do wdrożenia/wdrożenie uporządkowanego podejścia do całego postępowania. W szczególnością tworząc na samym początku tabelę SCRUM (według metodologii Agile) dla przetargu – gdzie już na samym początku zamawiający mógł ustalić: jakie będą kolejne etapy projektu, ile czasu zajmie kolejny etap, czy dany etap jest uzależniony od zakończenia poprzedniego, kto zajmie się konkretnym zadaniem w ramach projektu, kto będzie osobą kontaktową w danym obszarze z naszej strony oraz ze strony zamawiającego) – a nade wszystko, co powinno być rezultatem danego etapu (np.: projekt dokumentu „Opis przedmiotu zamówienia”).

Efekt? Zamawiający zyskali pełną kontrolę nad procesem oraz stały dostęp do informacji o jego przebiegu, dzięki czemu przetargi stały się szybsze i mniej angażujące. Z kolei po naszej stronie pojawiło się poczucie uporządkowania procesu, jasnego kierunku działania oraz eliminacji strat czasu wynikających z ciągłego „szarpania się z rzeczywistością”.

Nie poddajemy się, kiedy mamy rację.

W przeszłości reprezentowaliśmy europejską linię lotniczą, która w umowach z polskimi pracownikami personelu latającego dokonała wyboru prawa obcego (niepolskiego), przy czym pracownicy ci mieszkali w Polsce i zazwyczaj swoje obowiązki rozpoczynali z baz operacyjnych na terenie Polski. W pewnym momencie grupa pracowników, za namową lokalnych pełnomocników, rozpoczęła szereg postępowań sądowych, gdzie podstawą roszczeń było zawsze twierdzenie, że wybór prawa obcego w tym wypadku był nieważny, a zastosowanie powinno znaleźć prawo polskie.

Dodatkowo, spory te toczyły się przed sądem rejonowym w niewielkim mieście, gdzie wizja stosowania prawa obcego i występowania do Ministerstwa Sprawiedliwości o wyjaśnienie obcego prawa i obcej praktyki, początkowo była nie do zaakceptowania. Sędziowie w sądzie rejonowym chwytali się najróżniejszych argumentów, które miały przemawiać za stosowaniem prawa polskiego.

Wydawało się, że – skoro nie udało się na etapie sądu rejonowego – to w sądzie okręgowym nasze argumenty zostaną jednak wysłuchane. Nasze zdziwienie było jednak ogromne, gdy trzy pierwsze apelacje, rozpoznane w krótkim odstępie czasu, również zakończyły się niekorzystnym stanowiskiem, zgodnie z którym zastosowanie powinno znaleźć prawo polskie.

Rozwój wydarzeń zaczął stawać się dla klienta poważnym zagrożeniem — do sądu rejonowego wpływały kolejne pozwy, a liczba postępowań wzrosła z kilku do kilkudziesięciu. Perspektywa uznania, że w umowach o pracę zawartych z kilkuset pracownikami dokonano nieważnego wyboru prawa obcego, stawała się coraz bardziej niepokojąca.

W tej sytuacji zdecydowaliśmy się na ponowną, kompleksową analizę sprawy wspólnie z klientem. Jeszcze raz poddaliśmy ocenie obowiązujące przepisy, orzecznictwo europejskie oraz dotychczasową argumentację i ponownie uznaliśmy, że wybór prawa obcego jako prawa właściwego został dokonany skutecznie. W konsekwencji rekomendowaliśmy klientowi kontynuowanie obrony przyjętego stanowiska pomimo początkowo niekorzystnych rozstrzygnięć.

Na kolejnych rozprawach, z niezmiennym zaangażowaniem i zapałem, przedstawialiśmy argumenty na poparcie stanowiska klienta – aż w czwartej sprawie apelacyjnej sąd okręgowy zmienił swoje podejście, ponownie przeanalizował przedstawioną argumentację i stwierdził, że klient mógł skutecznie dokonać wyboru prawa obcego. Było to dla nas swoistą nagrodą po długich miesiącach zwątpienia i poczucia bezsilności — jednak nasza praca nie poszła na marne.

Po wydaniu tego orzeczenia sąd rejonowy zmienił dotychczasową linię orzeczniczą i rozpoczął rozpoznawanie spraw z zastosowaniem prawa obcego, a nie prawa polskiego. W konsekwencji większość powodów zrezygnowała z dalszego prowadzenia sporu.

Działamy ramię w ramię z naszymi Klientami.

Nasza przygoda z gwarancjami ubezpieczeniowymi zaczęła się od spraw, w której nasz Klient — firma spedycyjna znajdująca się w trudnej sytuacji finansowej — otrzymał od towarzystwa ubezpieczeń informację, że izba celna zgłosiła roszczenia z tytułu gwarancji zapłaty długu celnego. W ocenie klienta roszczenia te były bezpodstawne, ponieważ dotyczyły innej gwarancji, która w międzyczasie została anulowana. Izba celna, uznając następnie, że nie powinna była wyrazić zgody na jej anulowanie, zdecydowała się jednak oprzeć swoje roszczenia na treści innej, pozostającej w mocy gwarancji.

Dla klienta była to wiadomość o bardzo poważnych konsekwencjach– zapłata przez towarzystwo ubezpieczeń kilku milionów złotych do izby celnej oznaczała w praktyce, że nasz klient będzie musiał zwrócić te kwoty ubezpieczycielowi, na co nie miał środków. Dla wielu prawników taka sytuacja stanowiłaby sygnał do wycofania się – była to trudna sprawa, w powszechnej opinii skazana na niepowodzenie i niosąca ryzyko nie tylko istotnych konsekwencji finansowych dla klienta ale również obciążająca wizerunek prawnika.

Uznaliśmy, że skoro klient zdecydował się powierzyć nam sprawę o tak istotnym znaczeniu, to nie możemy zawieść jego zaufania. Przystąpiliśmy z pełną mocą do szczegółowej analizy. Intensywny czas z kodeksami i komentarzami pozwolił na wypracowanie nowatorskiej i spójnej argumentacji, wskazującej logicznie, że izba celna nie była uprawniona do wypłaty z gwarancji.

Udało się przekonać towarzystwo ubezpieczeń do odmowy spełnienia świadczenia. Izba celna pozwała jednak ubezpieczyciela – sprawa zakończyła się dla nas niekorzystnie zarówno w pierwszej, jak i drugiej instancji. Pomimo tego, po wielogodzinnej dyskusji udało się przekonać kierownictwo ubezpieczyciela do wniesienia skarg kasacyjnych we wszystkich siedmiu sprawach, mimo jednoznacznie ostrożnego stanowiska działu prawnego co do ich szans powodzenia. Ostatecznie Sąd Najwyższy nie tylko przyjął skargi do rozpoznania, ale również wszystkie uwzględnił – jednoznacznie potwierdzając, że izba celna nie miała prawa żądać wypłaty z gwarancji. Sprawa, w którą początkowo prawie tylko nikt nie wierzył, potwierdziła znaczenie konsekwencji, wytrwałości i lojalności.

Nie poddajemy się — tworzymy nowe rozwiązania mimo trudności.

Obecnie należymy do wiodących polskich kancelarii specjalizujących się w gwarancjach bankowych i ubezpieczeniowych. Gdy kilkanaście lat temu rozpoczęliśmy prowadzenie sporów sądowych dotyczących tego rodzaju gwarancji, okazało się, że są one wyjątkowo wymagające — ze względu na brak szczegółowych regulacji prawnych, niewielką liczbę kancelarii zajmujących się tą tematyką, ograniczone orzecznictwo sądów wyższych instancji, a także brak dedykowanych szkoleń. Uzyskanie jakichkolwiek informacji na temat gwarancji było niemożliwe. Lub – Po prostu nie było możliwości zdobycia jakiejkolwiek wiedzy na temat gwarancji.

Sytuacja była zatem frustrująca – pracując nad pismami procesowymi musieliśmy w całości tworzyć argumentację od podstaw oraz budować nowe teorie dotyczące gwarancji. Nie mieliśmy do dyspozycji Żadnych tez z orzeczeń, które można byłoby wykorzystać, a każda linia argumentacyjna wymagała godzin analizy komentarzy i opracowań naukowych, często o charakterze wyłącznie akademickim i odległym od praktyki.

Tymczasem był to okres dynamicznego rozwoju rynku nieruchomości wielu prawników zajmowało się „due diligence” nieruchomości oraz umowami przedwstępnymi – pracując na sprawdzonych wzorach i utrwalonych standardach. W naszym przypadku kryzys i doświadczenie frustracji stały się impulsem, uznaliśmy, że skoro inni nie dostrzegają rynku gwarancji bankowych i ubezpieczeniowych, to dla nas nie stanowi to jest to problemu, ale lecz szansę.

Zdecydowaliśmy się szerzej i głębiej wejść w ten obszar, co wymagało zbudowania relacji z kluczowymi uczestnikami – bankami i towarzystwami ubezpieczeń. Dla niewielkiej kancelarii, dotychczas mało rozpoznawalnej w tym środowisku, nie było to zadanie łatwe. Zaczęliśmy zatem proponować wystawcom gwarancji szkolenia z tego zakresu – rozesłaliśmy oferty, ale początkowo pozostawały bez odpowiedzi. Następnie odbyliśmy rundę rozmów telefonicznych, które również nie przyniosły żadnego zainteresowania z drugiej strony.

Po roku starań niespodziewanie odezwało się do nas jedno z towarzystw ubezpieczeń, decydując się z dużą dozą niepewności na szkolenie.Szkolenie okazało się dużym sukcesem, ale niestety nie przełożyło się na współpracę. Wówczas wydawało się, że wysiłek nie przyniósł oczekiwanego rezultatu. Jednak trzy miesiące później zgłosiło się inne towarzystwo ubezpieczeń zainteresowanie analogicznym szkoleniem. Również ono zakończyło się bardzo pozytywnie, a kierownictwo biura ubezpieczeń finansowych zadeklarowało, chęć nawiązania stałej współpracy doradczej. Wydawało się, że mamy wreszcie osiągnęliśmy sukces, ale jednak cztery miesiące później cały dział gwarancji w tym towarzystwie ubezpieczeń został zlikwidowany, a pracownicy zwolnieni. Odebraliśmy to jako wielkie niepowodzenie.

W rzeczywistości jednak było odwrotnie – zwolnieni pracownicy znaleźli zatrudnienie u innych wystawców gwarancji i poinformowali o naszych szkoleniach w nowych miejscach pracy. W ciągu kolejnych dwóch lat przeprowadziliśmy ponad 15 szkoleń wewnętrznych i rozpoczęliśmy współpracę z pięcioma wystawcami gwarancji. Na podstawie tych doświadczeń napisaliśmy unikalną książkę poświęconą gwarancjom bankowym i ubezpieczeniowym, która do dziś pozostaje jest najbardziej praktycznym opracowaniem tego zagadnienia.

Procedury – CHF

Zawsze mieliśmy świadomość, że praca prawnika wspiera konkretny proces u Klienta, dlatego też naszą pracę postrzegamy jako proces, który może być ujęty w ramy procedur oraz podlegać analizie i optymalizacji. Już wiele lat temu opracowaliśmy procedury do obsługi spraw sądowych oraz postępowań upadłościowych i restrukturyzacyjnych.

Znaczenie procedur stało się jeszcze większe wraz z rozpoczęciem prac nad sprawami masowymi. Z każdym nowym produktem lub każdym nowym pakietem spraw sądowych rosła potrzeba analizy procesu obsługi takich spraw. Zaczęliśmy dzielić proces na mniejsze etapy, optymalizować je i testować wprowadzone zmiany. Nasze działania wspiera także dedykowany manager. Zamknięcie każdego projektu lub zakończenie jego etapu wykorzystujemy do analizy tego, co zadziałało, a co wymaga modyfikacji. Realizujemy to w oparciu o specjalnie dostosowane do naszych potrzeb metodyki „Kaizen” oraz „Agile”.

Po wielu latach jesteśmy w stanie bardzo szybko rozpocząć realizację nowego produktu stanowiącego odrębny proces, a także pomóc klientowi w projektowaniu i organizacji odpowiedniego procesu po jego stronie.

Inicjatywa

Wiele projektów i sporów, dla szybkiego i skutecznego zakończenia, wymaga prawnika inicjatywy oraz wyjścia poza ściśle rozumiane obowiązki pełnomocnika. Taka sytuacja miała miejsce w przypadku projektu, gdzie nasz klient – towarzystwo ubezpieczeń – prowadził postępowanie zmierzające do odzyskania wierzytelności zabezpieczonej hipoteką na nieruchomości stanowiącej fabrykę małych form plastikowych. Fabryka nigdy nie rozpoczęła działalności przed faktycznym zaprzestaniem działalności przez jej właściciela – spółkę z o.o. Klient stosunkowo szybko pozyskał uzyskał tytuł wykonawczy na wielomilionową kwotę, jednak prawdziwym wyzwaniem okazało się przeprowadzenie skutecznej egzekucji komorniczej.

W praktyce znalezienie nabywcy zainteresowanego udziałem w licytacji nieruchomości o wartości kilkudziesięciu milionów złotych było niezwykle trudne. Potencjalni inwestorzy nie mieli możliwości pełnego zbadania sytuacji technicznej i prawnej przedsiębiorstwa, a nabycie w drodze egzekucji następuje bez rękojmi za wady. Dodatkowo, wartość fabryki wynikała w dużej mierze z wyspecjalizowanych urządzeń, które mogły być wykorzystane wyłącznie w ramach prowadzenia konkretnego rodzaju działalności.Nie dziwi zatem fakt, że pierwsza i druga licytacja zakończyły się niepowodzeniem, co spotkało się z rozczarowaniem klienta. W toku pogłębionej analizy oraz spotkań z klientem doszliśmy do wniosku, że konieczna jest zmiana podejścia strategicznego – zamiast oczekiwać na zainteresowanie w ramach licytacji, postanowiliśmy zidentyfikować potencjalnego nabywcę i aktywnie zachęcić go do udziału w licytacji. Za naszą sugestią klient przygotował, w oparciu o dostępne dokumenty, szczegółowe opracowanie dotyczące stanu technicznego i prawnego nieruchomości. Korzystając z wybranych zasad egzekucji z nieruchomości, uzyskaliśmy dostęp do obiektu umożliwiło doprecyzowanie opracowania. Następnie zaproponowaliśmy współpracę z firmą doradczą, która wspiera zagraniczne firmy w inwestycjach w Polsce. Po roku intensywnych działań udało się znaleźć nabywcę, a fabryka została ostatecznie sprzedana w drodze licytacji komorniczej.

Nowe technologie

Większość prawników podchodzi do technologii z dużą rezerwą wskazując liczne ryzyka związane z jej wdrażaniem w praktyce zawodowej. My zawsze uważaliśmy technologię jako narzędzie wspierające pracę prawnika.

Wraz ze wzrostem spraw sądowych i ubezpieczeniowych zaczęliśmy zauważać, że wyłącznie rozwiązania technologiczne pozwalają skutecznie zarządzać nagłymi pakietami spraw zaczęliśmy wdrażać automatyzacje RPA, zaawansowane funkcje w Excel oraz rozwiązania low-code wspierające obsługę postępowań sądowych, w tym zarządzanie korespondencją, generowanie prostych pism oraz raportowanie. Dlatego, kiedy jeden z banków zwrócił się do nas z prośbą o złożenie ponad tysiąca pozwów przeciwko kredytobiorcom w niecały miesiąc, byliśmy w stanie zrealizować to w niecałe trzy tygodnie, w przy minimalnej liczbie braków formalnych.

Do dziś pozostajemy otwarci na nowe rozwiązania technologiczne, wiele narzędzi, które stosujemy od lat, dopiero zaczyna być wdrażanych w innych kancelariach. Często jesteśmy pytani przez kolegów z branży o możliwe kierunki automatyzacji i digitalizacji pracy.

Otwartość na biznes

Naszą przygodę ze sporami masowymi rozpoczęliśmy w 2013 r., kiedy dla jednego z banków sporządziliśmy opinię dotyczącą ubezpieczenia niskiego wkładu własnego w kredycie CHF. W ślad za tym pojawiły się pierwsze zlecenia na sprawy dotyczące tego typu spraw. W tamtym czasie była to bardzo niszowa i specyficzna działalność, często postrzegana przez inne kancelarie jako mało atrakcyjna biznesowo. Spotykaliśmy się z opinią, że tego rodzaju sprawy nie mają większej wartości ani perspektyw rozwoju, a ich prowadzenie może być kosztem bardziej prestiżowych postępowań.

Z naszej perspektywy była to jednak odpowiedź na realne potrzeby Klienta. Uznaliśmy, że interes Klienta nie może być podporządkowany ambicjom czy ocenom środowiska, wobec czego zdecydowaliśmy się rozwijać tę praktykę. Wymagało to jednak odejścia od standardowych schematów, bowiem tradycyjne podejście prowadziło do nieefektywności i strat.

Doszliśmy do wniosku, że te sprawy należy zaprojektować na nowo poprzez stworzenie dedykowanych procedur, zmianę organizacji pracy oraz optymalizację procesu sporządzania pism i prowadzenia rozpraw. Po wdrożeniu nowych rozwiązań i ich akceptacji przez klienta okazało się, ze możliwe jest osiągnięcie rentowności oraz wysokiej efektywności operacyjnej.

Z czasem obsługa sporów masowych przekształciła się w jedną z kluczowych praktyk kancelarii, obejmującą dziś tysiące postępowań.

Jesteśmy lojalni i odważni

Klienci często mają wrażenie, że ich prawnicy głównie koncentrują się na swoim własnym interesie, a nie na rzeczywistych korzyściach klienta. Staramy się temu zaprzeczać – za przykład niech służy następująca sytuacja.

Reprezentowaliśmy dyrektora finansowego w postępowaniu karnym skarbowym wszczętym w związku z zakwestionowaniem przez urząd skarbowy rozliczeń podatkowych spółki, w której pełnił tę funkcję. W sprawie uczestniczyła również duża firma doradztwa podatkowego oraz inna kancelaria prawna.

Pomimo licznych opinii, spotkań i pism procesowych, organ podatkowy skierował akt oskarżenia do sądu. Klient zwrócił się do doradców o ocenę możliwych dalszych działań i otrzymał rekomendacje:

1. firma doradztwa podatkowego wskazała na możliwość obrony, bez przedstawienia jednak szczegółowej strategii.
2. drugi doradca prawny zapewniał o wysokich szansach na uniewinnienie

3 . My natomiast przedstawiliśmy realistyczną ocenę sytuacji, wskazując min. że:

• spółka wcześniej zaakceptowała ustalenia kontroli podatkowej
• skala uszczuplenia byłą znacząca, a kwalifikacja kosztów budziła istotne wątpliwości
• postępowanie mogło trwać 3-4 lata i wiązać się z istotnymi obciążeniami organizacyjnymi i osobistymi
• potencjalne koszty i ryzyka mogły przewyższyć korzyści z ewentualnego uniewinnienia
• na tym etapie możliwe było jeszcze uzyskanie warunkowego umorzenia postępowania na korzystnych warunkach

Bezpośrednio po przedstawieniu tej oceny zostaliśmy ostro skrytykowani przez innych doradców, ale Klient odezwał się do nas po dwóch dniach i poinformował, że zdecydował się na przyjęcie naszej rekomendacji. Postępowanie zakończyło się warunkowym umorzeniem, co pozwoliło uniknąć wieloletniego procesu oraz związanych z nim kosztów i niedogodności.

Trzy lata później Klient stwierdził, że to była najlepsza decyzja, przede wszystkim dlatego, że pozwoliła zamknąć sprawę i uniknąć wieloletniego zaangażowania w postępowanie sądowe.